各研究生培养单位、全体相关研究生：

为进一步规范我校出国（境）研究生管理及助学金发放工作，根据《西南交通大学学生出国（境）管理实施细则》（西交校外[2020]9号）及《西南交通大学研究生助学金管理办法》（西交校学生[2025]6号）的相关规定，结合当前工作实际，现就有关事项通知如下：

一、政策依据

《西南交通大学学生出国（境）管理实施细则》第七条规定：“交流时间在90天（含）以上的学生，还需办理离返校手续。”

《西南交通大学研究生助学金管理办法》第六条规定：“由于出国（境）、疾病等原因办理保留学籍或休学等手续的，暂停对其发放助学金，待其恢复学籍后再行发放。”

二、助学金发放处理规则

（一）停发情形与流程

党委研究生工作部每月将通过国际合作与交流处反馈的“拟赴国（境）外学生名单”与研究生院反馈的“已办理出国（境）备案及离校手续学生名单”进行匹配。经核对，对未按规定办理备案及离校手续但在拟出国（境）学生名单上的研究生，自信息核对确认当月起，暂停发放助学金，停发期间不予补发。按规定办理了相关手续的研究生则按照《西南交通大学研究生助学金管理办法》第六条规定执行。

（二）误停补发申请流程

若相关研究生发现助学金被停发，但实际未出国（境），本人须填写《西南交通大学出国（境）研究生助学金补发申请表》（附件1），经所在培养单位审核确认（负责人签署明确意见并加盖单位公章）后，在助学金停发后次月15日前将《西南交通大学出国（境）研究生助学金补发申请表》和出国备案表（通过外事系统导出）报送至党委研究生工作部管理科（地址：犀浦校区综合楼257室）。

研工部收到申请后，将在3个工作日内完成信息复核，确认无误后及时补发停发月份的助学金。在15日后提交申请材料的，将顺延至次月进行审核处理，补发资金随次月助学金一并发放。

（三）逾期未申请的处理方式

研究生未在规定时间内提交助学金发放申请的，视为当前处于出国（境）状态，学校将继续暂停发放其助学金，直至回国返校后恢复正常发放。

（四）本规则从2026年1月1日起开始执行。

三、工作要求

（一）各研究生培养单位需高度重视此项工作，指定专人负责政策传达、材料审核，确保相关工作的严肃性、规范性。

（二）各培养单位应通过多种形式，加强对研究生出国（境）流程、备案要求及助学金发放政策的宣讲，确保每位研究生全面知晓相关规定，避免因信息不畅影响助学金发放。

（三）研究生本人须严格遵守学校相关管理规定，按要求及时办理出国（境）备案及离校手续；若出现助学金不应停发的情况，应在规定时限内提交申请材料，逾期责任自负。

本通知由党委研究生工作部负责解释，如有疑问可联系咨询，联系人：关老师，联系电话：66366858。

特此通知。

附件1:《西南交通大学出国（境）研究生助学金补发申请表》

党委研究生工作部

国际合作与交流处

研究生院

2025年12月18日